Das Schreiben klarer und effektiver Briefe ist nach wie vor eine der nützlichsten Kommunikationsfähigkeiten, die man haben kann. Egal, ob Sie ein formelles Geschäftsschreiben, einen persönlichen Brief an einen Freund oder eine professionelle E-Mail versenden.
Dieser Leitfaden führt Sie durch:
- Die grundlegende Struktur eines Briefes
- Wie man formelle vs. informelle Briefe schreibt
- Beispiele und Vorlagen für professionelle Briefe
- Gebräuchliche Formulierungen und Schlusszeilen
- Hilfreiche Tipps, um klar, höflich und selbstbewusst zu klingen
1. Entscheidung: Formeller oder informeller Brief
Bevor Sie beginnen, machen Sie sich klar, an wen Sie schreiben und warum.
Formeller Brief (professionell oder offiziell)
Verwenden Sie formelle Briefe, wenn Sie schreiben an:
- Unternehmen oder Organisationen
- Personen, die Sie nicht gut kennen
- Manager, Personalabteilungen, Schulen, Banken oder Behörden
Typische Anwendungen:
- Bewerbungen / Anschreiben
- Beschwerden oder Anfragen
- Rücktrittsschreiben
- Referenz- oder Empfehlungsschreiben
Ton: Höflich, respektvoll und strukturiert Verzichten Sie auf Slang, Emojis oder informelle Abkürzungen.
Informeller Brief (persönlich oder freundschaftlich)
Verwenden Sie informelle Briefe, wenn Sie schreiben an:
- Freunde
- Familienmitglieder
- Enge Kollegen oder Personen, die Sie gut kennen
Typische Anwendungen:
- Gespräche oder der Austausch von Neuigkeiten
- Dankesschreiben
- Einladungen
Ton: Warm, entspannt und natürlich Sie können Abkürzungen (ich, du), informelle Wendungen und persönliche Anekdoten verwenden.
2. Standard-Briefstruktur (einfacher Überblick)
Die meisten Briefe, ob formell oder informell, folgen dieser grundlegenden Reihenfolge:
- Absenderadresse (und Kontaktinformationen)
- Datum
- Name und Adresse des Empfängers (hauptsächlich für formelle Briefe)
- Anrede / Begrüßung
- Eröffnungsabsatz – Grund für Ihr Schreiben
- Hauptteil – Details, Erklärungen oder Informationen
- Schlussabsatz – Was Sie als Nächstes erwarten / Abschließende Bemerkungen
- Grußformel / Abschließende Formulierung
- Ihr Name und Ihre Unterschrift
Für E-Mails lassen Sie die vollständige Postanschrift normalerweise weg und verwenden:
- Betreffzeile
- Anrede
- Hauptteil
- Abschließende Formulierung und Ihr Name
- Kontaktdaten in Ihrer E-Mail-Signatur
3. So schreiben Sie einen formellen Brief (Schritt für Schritt)
3.1 Layout eines formellen Briefes
Verwenden Sie ein sauberes und einfaches Layout:
- Schriftart: Arial, Calibri, Times New Roman (10–12 pt)
- Richten Sie alles nach links aus
- Verwenden Sie klare Leerzeichen zwischen den Abschnitten
3.2 Beispiel für ein formelles Briefformat
Unten ist ein typisches Geschäftsbriefformat, das Sie anpassen können:
[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[Stadt, Bundesland/Provinz, Postleitzahl]
[Land]
[E-Mail-Adresse] | [Telefonnummer]
[Datum: Monat Tag, Jahr]
[Name des Empfängers]
[Position des Empfängers]
[Name des Unternehmens oder der Organisation]
[Adresse]
[Stadt, Bundesland/Provinz, Postleitzahl]
[Land]
Sehr geehrte/r Herr/Frau/Dr. [Nachname], ← Verwenden Sie Titel + Nachname
Eröffnungsabsatz: Geben Sie klar an, warum Sie schreiben
Beispiel: Ich schreibe, um mich auf die Stelle als Marketingassistent zu bewerben, wie auf der Website Ihres Unternehmens ausgeschrieben.
Hauptteil: Geben Sie Details in logischer Reihenfolge an
- Geben Sie Hintergrundinformationen
- Erklären Sie, was Sie wollen, was passiert ist oder was Sie anbieten können
- Verwenden Sie klare und kurze Absätze
Schlussabsatz: Fassen Sie zusammen und geben Sie die nächsten Schritte an
Beispiel: Ich würde mich sehr freuen, meine Bewerbung in einem persönlichen Gespräch näher zu erläutern, und stehe für ein Vorstellungsgespräch nach Ihren Wünschen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen, ← Wenn Sie den Namen kennen
[Ihre handschriftliche Unterschrift, falls gedruckt]
[Ihr getippter Name]
[Optional: Ihre Position]
Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, können Sie Folgendes verwenden:
- Sehr geehrte Damen und Herren, oder
- An wen es angeht, oder
Schließen Sie dann mit:
- Mit freundlichen Grüßen, oder
4. Beispiel: Formelles Anfrage Schreiben
Alex Johnson
14 Greenfield Avenue
London W1 5AB
Vereinigtes Königreich
[email protected] | +44 1234 567890
10. Februar 2025
Kundendienstabteilung
BrightWave Internet Ltd.
22 King Street
London EC1A 1AA
Vereinigtes Königreich
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe, um eine detaillierte Aufstellung meines Breitbandkontos für den Zeitraum Januar 2024 bis Dezember 2024 anzufordern.
Ich bin seit 2020 Kunde von BrightWave Internet Ltd. unter der Kontonummer BW-483920. Ich benötige diese Aufstellung, um mehrere Zahlungen zu überprüfen und Unterlagen für meine Steuererklärung zu haben.
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir die Aufstellung entweder per E-Mail an die oben angegebene Adresse oder so schnell wie möglich per Post an meine Wohnadresse senden könnten. Wenn für diesen Service Gebühren anfallen, informieren Sie mich bitte im Voraus.
Vielen Dank für Ihre Hilfe. Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort.
Mit freundlichen Grüßen,
Alex Johnson
5. So schreiben Sie einen informellen Brief (freundschaftlich oder persönlich)
Informelle Briefe sind entspannter, aber das Befolgen einer Struktur ist dennoch hilfreich.
5.1 Struktur eines informellen Briefes
Sie können Folgendes einbeziehen:
- Ihre Adresse (optional)
- Datum
- Anrede
- Einleitung
- Hauptteil (Geschichten, Neuigkeiten, Fragen)
- Schlusszeile
- Freundliche Grußformel
5.2 Beispiel für ein informelles Briefformat
[Ihre Adresse – Optional]
[Stadt, Land – Optional]
[Datum]
Hallo [Vorname], / Liebe/r [Vorname],
Einleitung: Fragen Sie nach ihnen oder antworten Sie auf ihre letzte Nachricht.
Beispiel: Ich hoffe, es geht dir gut und du hast dich gut in deinem neuen Job eingelebt!
Hauptteil: Teilen Sie Ihre Neuigkeiten, Gefühle oder Geschichten.
- Was in letzter Zeit passiert ist
- Pläne für die Zukunft
- Fragen zu ihrem Leben
Schluss: Schließen Sie herzlich ab und freuen Sie sich.
Beispiel: Ich kann es kaum erwarten zu hören, wie es dir in deiner neuen Stadt ergeht.
Alles Liebe, / Pass auf dich auf, / In Liebe,
[Dein Vorname]
6. Beispiel: Informeller Brief an einen Freund
2. März 2025
Hallo Sarah,
ich hoffe, es geht dir gut und der Umzug nach Toronto verläuft reibungslos. Es ist so komisch, dich nicht jeden Freitag in unserem Stammcafé zu sehen!
Hier ist alles ziemlich gleich geblieben. Die Arbeit ist stressig, aber im positiven Sinne. Wir haben gerade ein neues Projekt gestartet, und es hat mich an die Nächte erinnert, die wir letztes Jahr mit Johnsons Bericht verbracht haben. Ich vermisse dich definitiv im Team.
Ich plane, später in diesem Jahr nach Kanada zu kommen, wahrscheinlich im Oktober. Es wäre toll, dich zu treffen, wenn ich dort bin. Sag mir, welches Wochenende für dich am besten passen würde.
Wie auch immer, ich möchte diese E-Mail nicht zu lang machen für eine E-Mail, die du vielleicht in deiner Mittagspause liest. Ich wollte nur sagen, dass ich dich vermisse und wirklich stolz auf dich bin, dass du diesen großen Schritt gemacht hast.
Pass auf dich auf und schreib zurück, wenn du Zeit hast.
In Liebe,
Emma
7. So beginnen Sie einen Brief: Wirksame Eröffnungen
7.1 Eröffnungen für formelle Briefe
Verwenden Sie einen klaren und direkten ersten Satz:
- „Ich schreibe, um mich nach… zu erkundigen.“
- „Ich schreibe, um mich für die Stelle als… zu bewerben.“
- „Ich schreibe, um meine Unzufriedenheit über… auszudrücken.“
- „Ich schreibe, um auf Ihre Anzeige vom… zu antworten.“
- „Ich schreibe, um Informationen über… anzufordern.“
7.2 Eröffnungen für informelle Briefe
Klingen Sie natürlich und persönlich:
- „Ich hoffe, es geht dir gut.“
- „Es war toll, von dir zu hören!“
- „Es tut mir so leid, dass ich so lange zum Antworten gebraucht habe.“
- „Du wirst nicht glauben, was letzte Woche passiert ist…“
- „Ich wollte dir schon lange schreiben.“
8. So schließen Sie einen Brief ab: Abschlüsse und Grußformeln
8.1 Abschlüsse für formelle Briefe
Verwenden Sie einen höflichen letzten Absatz:
- „Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe.“
- „Ich freue mich auf Ihre Antwort.“
- „Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.“
- „Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe.“
Wählen Sie dann eine geeignete Grußformel:
- Mit freundlichen Grüßen, (wenn Sie ihren Namen verwenden)
- Mit freundlichen Grüßen, (wenn Sie ihren Namen nicht kennen)
- Mit freundlichem Gruß, / Mit freundlichen Grüßen, (etwas weniger formell, häufig in E-Mails zu finden)
8.2 Abschlüsse für informelle Briefe
Schließen Sie auf warme und freundliche Weise ab:
- „Schreib bald zurück und erzähl mir alle deine Neuigkeiten.“
- „Ich kann es kaum erwarten, dich zu sehen.“
- „Nochmal vielen Dank für alles.“
Grußformeln für informelle Briefe:
- Alles Liebe,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Pass auf dich auf,
- In Liebe,
- Bis bald,
9. Brief vs. E-Mail schreiben
Die meisten E-Mail-Etikette ähneln der Briefetikette, insbesondere in einem professionellen Umfeld. Die Hauptunterschiede:
- Keine vollständige Postanschrift erforderlich
- Immer eine klare Betreffzeile einfügen
- Kürzer und prägnanter
- Vermeiden Sie große Textblöcke – verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungslisten
Beispiele für Betreffzeilen:
- „Bewerbung für die Stelle als Marketingassistent – Alex Johnson“
- „Anfrage für Kontoauszug – Konto BW-483920“
- „Terminanfrage – Diskussion über den Projektzeitplan“
Weitere Informationen zum E-Mail-Format finden Sie in Ressourcen wie dem Purdue OWL Professional Email Guide.
10. Häufige Arten von Briefen (mit Tipps)
10.1 Bewerbung / Anschreiben
Konzentrieren Sie sich auf:
- Die Stelle, auf die Sie sich bewerben
- Ihre relevantesten Fähigkeiten und Erfolge
- Warum Sie gut passen
Ein nützlicher Leitfaden: Indeed – So schreiben Sie ein Anschreiben.
10.2 Beschwerdebrief
Seien Sie ruhig, sachlich und konkret:
- Was ist passiert
- Wann und wo
- Warum es ein Problem ist
- Was Sie von ihnen erwarten (Rückerstattung, Umtausch, Entschuldigung usw.)
10.3 Rücktrittsschreiben
Kurz, höflich und professionell:
- Geben Sie an, dass Sie kündigen
- Geben Sie Ihr letztes Arbeitsdatum an
- Danken Sie Ihrem Arbeitgeber für die Gelegenheit
Beispiel für einen Abschluss: „Ich bedanke mich für die Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung, die Sie mir während meiner Zeit im Unternehmen gegeben haben.“
10.4 Dankesschreiben
- Erwähnen Sie genau das, wofür Sie dankbar sind
- Erklären Sie, wie es Ihnen geholfen hat oder wie Sie sich dadurch gefühlt haben
- Behalten Sie einen warmen und aufrichtigen Ton bei
11. Formatierungstipps zur Verbesserung jedes Briefes
Wenden Sie diese einfachen Schreibtipps an, um Ihre Briefe zu verbessern:
-
Seien Sie klar und präzise
- Anstatt: „Ich brauche einige Dokumente.“
- Verwenden Sie: „Ich möchte eine Kopie meiner Kontoauszüge für den Zeitraum Januar bis März 2024 anfordern.“
-
Verwenden Sie kurze Absätze
- Jeder Absatz sollte sich auf eine Hauptidee konzentrieren
- Machen Sie Ihren Brief leicht zu lesen und zu verstehen
-
Vermeiden Sie unnötig komplexe Sprache
- Sie müssen keine großen Wörter verwenden, um professionell zu klingen
- Konzentrieren Sie sich auf Einfachheit, Genauigkeit und Höflichkeit
-
Überprüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung
- Verwenden Sie Tools wie Grammarly oder die Rechtschreibprüfung Ihres Textverarbeitungsprogramms
- Lesen Sie den Brief laut vor, um umständliche Sätze zu erkennen
-
Passen Sie den Ton an die Situation an
- Formeller Brief: Kein Slang, begrenzte Witze, respektvoll
- Informeller Brief: Seien Sie Sie selbst, aber bleiben Sie klar
-
Seien Sie höflich, auch wenn Sie sich beschweren
- Vermeiden Sie Beleidigungen oder emotionale Sprache
- Konzentrieren Sie sich auf das Problem und die Lösung, die Sie sich wünschen
12. Schnelle Vorlagen, die Sie wiederverwenden können
12.1 Einfache formelle Anfragevorlage
[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[E-Mail] | [Telefon]
[Datum]
[Name des Empfängers]
[Position des Empfängers]
[Unternehmen/Organisation]
[Adresse]
Sehr geehrte/r Herr/Frau/Dr. [Titel + Nachname],
ich schreibe Ihnen, um [Geben Sie Ihren Hauptzweck in einem einzigen Satz klar an].
[Geben Sie einen kurzen Hintergrund oder Kontext in ein oder zwei Absätzen].
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie [Geben Sie genau an, was Sie von ihnen erwarten]. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Hilfe.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
12.2 Einfache informelle „Aufholjagd“-Vorlage
[Datum – Optional]
Hallo [Vorname],
ich hoffe, es geht dir gut. Es fühlt sich an, als wäre es eine Ewigkeit her, seit wir das letzte Mal gesprochen haben!
[Teilen Sie Ihre Neuigkeiten: Arbeit, Familie, Studium, Reisen usw.].
[Stellen Sie Fragen zu ihrem Leben, um ein Gespräch anzuregen].
Wie auch immer, ich wollte mich nur melden und dir sagen, dass ich an dich denke. Schreib zurück, wenn du Zeit hast. Ich würde mich freuen zu hören, wie es dir geht.
Pass auf dich auf,
[Dein Vorname]
13. Abschließende Checkliste, bevor Sie Ihren Brief versenden
Bevor Sie auf „Senden“ klicken oder Ihren Brief in den Briefkasten werfen, führen Sie eine schnelle Überprüfung durch:
- Habe ich meinen Zweck im ersten Absatz klar dargelegt?
- Ist mein Ton angemessen (formell oder informell)?
- Sind Namen, Daten und Zahlen korrekt?
- Sind meine Kontaktinformationen enthalten, falls eine Antwort erforderlich ist?
- Habe ich die richtigen Anreden und Grußformeln verwendet?
- Habe ich Rechtschreibung und Grammatik überprüft?
Wenn Sie diese Struktur und Checkliste befolgen, wissen Sie, wie man einen Brief schreibt, der klar, respektvoll und effektiv ist, egal ob für Arbeit, Schule oder das Privatleben.
Wenn Sie mir die Art des Briefes mitteilen, den Sie benötigen (z. B.: Bewerbung, Beschwerde, Einladung oder Entschuldigung), kann ich Ihnen helfen, eine angepasste und gebrauchsfertige Version zu erstellen.